Loading...

Selasa, 27 Desember 2011


BAB V
MANAJEMEN dan ORGANISASI

    I.             Pengertian dan Peranan Manajemen
Manajemen adalah koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetepan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Manajemen dikategorikan ke dalam 3 kelompok :
-         Manajemen sebagai suatu proses
-         Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
-         Manajemen sebagai suatu ilmu (science) dan sebagai seni (art)
Peranan manajemen
Manajemen itu ada yang mengatur/mengendalikan manajemen itu sendiri yaitu seorang Manajer dan memiliki wewenang formal dari tingkatan yang lebih tinggi, yaitu :
-         Peranan hubungan manusiawi (interpersonal roles)
-         Peranan informasi (informational roles)
-         Peranan pengambilan keputusan (decision roles)

v    Latar belakang sejarah manajemen
Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.
Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya. Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.  Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era moderen.

v    Fungsi dan proses manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20.  Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu:
1.     Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

Proses Manajemen
Adalah kegiatan merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan. Dalam praktiknya, proses ini tidak harus dilakukan secara berurutan (sequential) yaitu perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan. Fungsi – fungsi tersebut dapat dijalankan berlompat atau dijalankan secara bersamaan (simultan).
Ciri – ciri manajer sukses/profesional
Tidak ada formula yang pasti, tetapi manajer yang efektif nampaknya tidak lepas dari beberapa hal bberikut ini :
-         Memiliki pendidikan yang bagus kualitasnya
-         Berpengalaman
-         Mempunyai Visi
-         Mempunyai etika
-         Dan mempunyai pikiran yang berdimensi internasional

v       Keterampilan manajemen yang dibutuhkan
Setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1.     Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan
organisasi. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2.     Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas,
menengah, maupun bawah.
3.     Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
4.     Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana
.
5.     Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

 II.         Organisasi

1.   Pengertian Organisasi
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departemensi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian. Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan. Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
-   Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
-    Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama

 Unsur – unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
-         Adanya tujuan bersama
-         Adanya kerjasama dua orang atau lebih
-         Adanya pembagian tugas
-         Adanya kehendak untuk bekerja sama

2.     Pentingnya mengenal organisasi
Konsep organisasi belajar muncul dalam konteks perubahan lingkungan dan daya saing, dimana organisasi membutuhkan kompetensi dan kepemimpinan untuk mentransformasi pengetahuan kepada seluruh anggota organisasi. Dengan dukungan lingkungan organisasi belajar yang kondusif diharapkan dapat diciptakan orang-orang yang berpengetahuan (knowledge pople) dengan kompetensi yang dapat diandalkan. Selain itu dukungan kepemimpinan yang memberdayakan (empowerement), artinya memberikan pendelegasian dan dukungan positif kepada setiap anggota organisasi dalam aktivitas pembelajaran dan memperbaiki kinerja.

3.     Bentuk-bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departemensi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan 5 aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
-         Pembagian kerja
-         Rantai perintah
-         Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
-         Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
-         Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
-  Bentuk Piramidal merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
-     Bentuk vertikal, hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.
-    Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
-    Bentuk melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

BENTUK ORGANISASI

-         ORGANISASI LINI/GARIS adalah bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan ke bawahan.
Ciri-cirinya :
1. Jumlah Karyawannya Sedikit
2. Selain TOP manajer, manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana.
3. Sarana dan peralatan kerja terbatas
4. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung
5. Bentuk LINI pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan
    sebagai TOP MANAJER
KEBAIKANNYA :
1. Atasan & Bawahan dihubungkan dengan satu garis komando
2. Rasa solidaritas & spontanitas seluruh anggota organisasi besar
3. Proses decision making berjalan cepat
4. Disiplin dan loyalitas tinggi
5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi
KEBURUKANNYA :
1. Ada tendensi gaya kepemimpinan otokratis
2. Pengembangan kreativitas karyawan terhambat
3. Tujuan TOP MANAJER sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan
     organisasi
4. Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

-         Organisasi Fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
CIRI-CIRINYA :
1. Organisasi kecil
2. Di dalamnya terdapat kelompok-2 kerja staf ahli
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
5. Pengawasan dilakukan secara ketat
KEBAIKANNYA :
1. Program terarah, jelas dan cepat
2. Anggaran, personalia serta sarana tepat & sesuai
3. Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat
KEBURUKANNYA :
1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2. Koordinasi sulit dilaksanakan
3. Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit
    sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
-         Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar. Daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beranekan ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pemimpin dengan pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat dikembangkan menjadi suatu spesialisasi.
d.     Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
Kelemahan :
a.  Rasa  solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b.  Perintah – perintah menjadi kabur dengan nasihat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c.      Kesatuan komando berkurang
d.     Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya   hambatan pelaksanaan tugas.

-      Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikan :
a.  Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
b.     Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c.      Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahan :
a.    Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
b.     Tanggung jawab tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c.      Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.

4.     Prinsip-prinsip Organisasi
Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:
·         Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
·         Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
·         Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
·         Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
·         Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
·              Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
·         Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin  cepat tercapai.

5.     Keterampilan manajemen yang dibutuhkan
Setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
-         Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan
organisasi. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
-         Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas,
menengah, maupun bawah.
-         Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
-         Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana
.
-         Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

6.     Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi
-      Sumber Daya Manusia, Fakor ini adalah yang terpenting karena dengan tidak adanya Sumber Daya Manusia yang memedai baik itu organisasi maupun perusahaan tidak akan berjalan dengan baik,dengan adanya SDM yang baik dalam perusahaan maka perusahaan akan dapat bersaing dengan perusahaan lain,SDM yang baik adalah yang dapat menciptakan berbagi inovasi terbaru dan pemikran yang cerdas sehingga pemikiran dan inovasinya tidak dapat ditiru oleh perusahaan lain.
-     Harmonis, Hubungan yang baik akan menciptakan perusahaan diraskan sperti rumah sendiri bagi pegawai maupun staf yang terlibat dalam perusahaan itu. Tidak luput juga bagi pemakai mereka akan mersakan hal yang positif apabila keadaan keadaan perusahaan/tempat rental harmonis atau menyenangkan
-      Strategi, Strtegi yang baik akan menghasilkan hasil yang baik,perusahaan ini menerapkan beberapa stragi yang akan menguntungkan perusahaan di antaranya
-     Lokasi, Memilih tempat yang terletak tidak jauh dari pemukiman pendduk dan akses jalan yang dapat di jangkau dari berbagai tempat.
-      Fasilitas, Perusahaan memiliki berbagi fasilitas disamping rental komputer juga ada jasa pemakain internet,disamping itu fasilitas ruangan yang memadai dan akan membuat setiap orang merasa betah untuk berada disana.
    I.        Referensi
-         Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Tidak ada komentar:

Posting Komentar